In 2019 hebben we de stapsgewijze verbetering van onze bedrijfsvoering voortgezet. Het flexibel inrichten en doorontwikkelen van de bedrijfsvoering in aansluiting op de programma's en besturingsfilosofie is noodzakelijk om snel en adequaat te reageren op veranderingen.
In 2019 zijn we conform begroting aan de hand van drie hoofdlijnen onze bedrijfsvoering gaan doorontwikkelen:
1. De benodigde digitale transformatie van bedrijfsvoeringsdisciplines om producten en diensten volgens de moderne digitale standaard te leveren en/of de diverse samenwerkingen (digitaal) te faciliteren;
2. Het beheer en de kwaliteit van data om hier de benodigde stuurinformatie uit te destilleren en doelmatigheid binnen de programma's te realiseren met voldoende oog voor privacy en informatieveiligheid;
3. De mens en organisatie; de juiste persoon op de juiste plaats en de bijbehorende doorontwikkeling van gevraagde kennis en vaardigheden en de organisatie.
Op deze drie hoofdlijnen zijn een aantal prioritaire bedrijfsvoeringsopgaven aangewezen waaraan is gewerkt om de bedrijfsvoering verder toekomstbestendig te maken. Het verder op orde brengen van de basis en de doorontwikkeling langs deze 3 lijnen leidt tot verbetering van de interne beheersing en maakt dat er sprake is van navolgbare processen en daarmee een transparante gemeente als onderdeel van de overheid. Dit maakt dat de externe samenwerking zich verder kan ontwikkelen en dat de externe dienstverlening verbetert. Ook in 2019 heeft voorop gestaan dat de bedrijfsvoering de inhoudelijke programma's in staat moet stellen om de gestelde doelen voor burgers, ondernemers en ketenpartners te bereiken.
De inhoud verandert, Bedrijfsvoering verandert mee: Sturing op de drie hoofdlijnen en de hierin aangemerkte prioritaire opgaven.
Wat hebben we daarvoor gedaan en bereikt?
1. Digitale transformatie
Om de benodigde digitale transformatie te organiseren en concretiseren is in de eerste plaats een Visie op Informatisering (I-visie) opgesteld met bijbehorend uitvoeringsplan. Andere bedrijfsvoeringsprioriteiten op deze lijn zijn als volgt:
Verbetering van juiste en tijdige management/stuurinformatie met maandelijkse rapportages in 2019 om zo meer datagedreven te werken:
- Het verbeteren van werkprocessen en data behorende bij de verschillende subadministraties die maandelijks moeten worden afgesloten.
- Verbeteren van de (maandelijkse) financiële rapportages met aanvullende verantwoordingscriteria, o.a. bedoeld om te dienen als basis van voortgangsgesprekken tussen directie en teamleiders;
- Analyse uitgevoerd en inzicht aangebracht in het geheel van dashboards en stuurinformatie-initiatieven in de organisatie. Vanuit dit inzicht is geprioriteerd en tevens inzichtelijk gemaakt welke aanpassingen op het gebied van datakwaliteit en werkprocessen randvoorwaardelijk zijn voor goede sturing;
- Voor het ontsluiten, combineren en analyseren van data/stuurinformatie is op het gebied van Business Intelligence een technisch platform (Power BI) aangekocht en ingericht. De hiermee samenhangende bezetting en specifieke kennis en vaardigheden zijn tevens in 2019 georganiseerd.
Doorontwikkeling EHRM systeem in 2019 t.b.v. inzichtelijke personeelsinformatie een bijdrage aan zelfsturing door manager en medewerker:
- Stapsgewijs is het EHRM systeem verder uitgebouwd. De volgende HR-onderdelen waarvan de implementatie in 2018 is begonnen zijn in 2019 opgeleverd of verder doorontwikkeld: Digitale personeelsdossiers, digitale declaraties en verlof, Verzuimregistratie en signalering, digitalisering in-door-en uitstroomprocessen;
- Het management en medewerkers zijn in 2019 in verdergaande mate gefaciliteerd door het doorontwikkelde EHRM systeem. De nadruk op het gebied van EHRM heeft bovendien gelegen op het borgen het EHRM systeem in de lijn om zo de bestaande basis te beheren, gebruik te optimaliseren en modules verder door te ontwikkelen zonder grote afhankelijkheid van de leverancier of regio;
- Dit project is ook in 2019 opgepakt in regionale samenwerking met de gemeenten Horst aan de Maas, Venray en Gennep. Vanwege het beëindigen van de regionale bedrijfsvoeringssamenwerking hebben we in 2019 de HR-samenwerking ontvlochten en is er veel energie gestoken in het scheiden van de gezamenlijke database. Dit is gerealiseerd en de zelfstandige database is opgeleverd zodat Venlo nu eigenstandig het beheer en de doorontwikkeling kan vormgeven.
2. Beheer en kwaliteit van data
Verdere inrichting en optimalisatie van de bij de P&C cyclus behorende administraties, producten en rollen in 2019 :
- Er is er een P&C-gids opgeleverd met waarin alle P&C producten zijn vastgesteld en een bijbehorende planning is opgesteld. Aanscherpen van bijbehorende rolverdeling is gestart en vindt in de jaarovergang naar 2020 verder plaats.
- In 2019 heeft de cyclus van verantwoordingsgesprekken als instrument voor het monitoren van de voortgang van de teamplannen nog meer robuustheid gekregen door een ontwikkeling op vorm en inhoud. Tevens sluit deze verantwoordingscyclus goed aan op de in 2019 digitaal opgeleverde individuele gesprekscyclus van plannings- en resultaatgesprekken die met iedere medewerker worden gevoerd. Beiden bedoeld om strakker te sturen op de wijze waarop de teams doelstellingen uit de Programmabegroting gaan realiseren;
- Doorontwikkeling van de periodieke afsluitingen om de interne sturing te verbeteren en ontwikkeling interne stuurinformatie en dashboards. Zo is bijvoorbeeld de workflow omtrent jaarafsluiting gedigitaliseerd en zijn er basisontwerpen gemaakt voor de interne financiële en HR dashboards;
- Verdere implementatie van programmasturing en het positioneren van de programmamanagers in de P&C-cyclus. Zo hebben we o.a. met scrumsystematiek gewerkt voor de totstandkoming van de begroting 2020 waarbij de programmamanager als producteigenaar heeft opgetreden. Dit heeft geleid tot betere afstemming, verbinding en een beter eindproduct. ;
- Het in afstemming met de auditcommissie opstellen en monitoren van programma-indicatoren als onderdeel van de begrotingscyclus. Dit heeft geresulteerd in de begrotingsmonitor "Meetbaar Venlo" (zie: begroting.venlo.nl);
- In de eerste helft van 2019 is er een audit uitgevoerd op de verbetering van het proces ruimtelijke initiatieven. De uitkomsten hiervan waren positief en verdere borging in de reguliere P&C cyclus is verankerd.
De gehele doorontwikkeling van de P&C-cyclus loopt door tot en met 2021.
Uitvoering geven aan de wettelijke verplichtingen op het gebied van informatieveiligheid / informatiebeheer aan de hand van de volgende acties in 2019:
- Er heeft dataclassificatie plaatsgevonden op een brede selectie van systemen en processen om risicovolle processen aan te wijzen en er zijn vervolgens acties in gang gezet om deze risico's te reduceren;
- Er is een privacybeleidsplan vastgesteld, een verplicht wettelijk kader waarlangs de uitvoering nu met focus kan worden vormgegeven.
- Bij meldingen is gehandeld volgens de vastgestelde meldprocedure datalekken (informatieveiligheid en privacy)
- Uitvoering gegeven aan de jaarlijkse wettelijke meting éénduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) audit voor informatieveiligheid dit heeft aandachtspunten opgeleverd voor informatiebeveiliging waar verbeteracties op zijn georganiseerd;
- Uitvoer gegeven aan de geselecteerde Baseline Informatieveiligheid Gemeenten (BIG)-maatregelen voor 2019 en deze al zoveel mogelijk in lijn brengen met de nieuwe wetgeving de Baseline Informatiebeveiliging Overheid. Dit komt de betrouwbaarheid en integriteit van gegevens te goede en ontstaat zo één gezamenlijk normenkader voor informatiebeveiliging binnen de gehele overheid;
- De thema's informatiebeheer (archivering), informatieveiligheid en privacy zijn ook 2019 geprioriteerde bedrijfsvoeringssporen geweest met wat heeft geleid tot een integrale verbetering van bijbehorende werkprocessen en kaders;
- Sturing op houding, gedrag en vaardigheden om veilig en bewust om te gaan met data. Onder andere de implementatie van E-learning modules op de onderwerpen privacy en informatieveiligheid.
Doorontwikkeling van de verplichtingenadministratie
- Vanaf 1 januari 2018 werken we al met een registratie van alle verplichtingen boven de € 5.000. In 2019 hebben we dit technisch verder ingeregeld en gereflecteerd op het verder stimuleren van het juiste gebruik. Dit betreft een gedragsverandering die tevens vraagt om het doorontwikkelen van de bijbehorende stuurinformatie en waar mogelijk verdere automatisering van het proces. Op deze onderdelen hebben we nog niet het einddoel bereikt en zullen we in 2020 verder moeten intensiveren;
- Sturing op de verplichtingenadministratie is een blijvend onderdeel geweest (borging) van de verantwoordingsgesprekken en stuurinformatie
3. Mens en Organisatie
Er is ook geïnvesteerd op het brede vlak van mens en de organisatie. Met uitvoering van o.a. het concernplan organisatieontwikkeling is er in 2019 gewerkt aan:
- Het verder richten en evalueren van de gemeentelijk programmatische sturing op de prioritaire opgaven. Zo is er gereflecteerd op de programmadagen en worden deze nu cyclisch georganiseerd in lijn van de P&C cyclus. Dit heeft tot meer verbinding geleid op de inhoud tussen de programma's en de teams;
- Er is stevig gestuurd op de inrichting van het stuurhuis van de organisatie: directie, programmamanagers, teamleiders met als resultaat het borgen van de continuïteit in de bezetting en betere toerusting en positionering.
- We hebben geïnvesteerd in opleiding en ontwikkeling. Het opleidingsaanbod is verbeterd door te werken met een menukaart en is een omgeving voor e-learning geïmplementeerd. Hiernaast hebben teamleiders hebben een MD-traject gevolgd om zo de sturing op de teams, de programmadoelstellingen te vergroten en het persoonlijke leiderschap verder te stimuleren;
- Voor het eerst over boekjaar 2021 (in 2022) wordt de gemeente zelf verantwoordelijk wordt voor de rechtmatigheidscontrole en zal het hier zelf een rechtmatigheidsverantwoording over af moeten geven. Ter voorbereiding hierop alsmede het meer in control komen van onze organisatie is er eind 2019 al gestart met voorbereidingen voor het proces van deze rechtmatigheidsverantwoording en bijbehorende inrichting van control(e);
- De juridische kwaliteit en rechtmatigheid is gedurende het jaar verscherpt getoetst en er is in 2019 een ambtelijke gedragscode vastgesteld.
- Er zijn diverse geprioriteerde werkprocessen herontworpen en geoptimaliseerd, het betreft hier zowel aangewezen risicovolle processen als bedrijfsvoeringsprocessen.
- Er is een onderzoeksopzet opgesteld en uitvoering gegeven aan het (213a) onderzoek naar verbonden partijen. Dit onderzoek zal in 2020 worden afgerond en opgeleverd.
Naast de genoemde ontwikkellijnen, waaronder datagedreven werken, sturen we op hoofdlijnen in de bedrijfsvoeringsteams op de aantoonbare meerwaarde die er geleverd wordt voor het concern. We richten ons op serviceverlening en we ontwikkelen ons in planmatig werken. We werken aan meer synergie tussen de beleidsprogramma’s enerzijds en de bedrijfsvoerings-/organisatieprogramma’s anderzijds. Er is nog meer scherpte in de rol van budgethouderschap ontstaan met tijdige bijsturing om te blijven werken binnen de financiële kaders. In 2019 zijn we daar nog beter in geslaagd. Afgelopen jaar zijn in de oplevering via de teamplannen voor 2020 de nodige stappen voor de verdere doorontwikkeling georganiseerd.