Rechtmatigheid begrotingsafwijkingen

Uw gemeenteraad heeft 29 januari 2020 het controleprotocol 2019 vastgesteld. Het uitgangspunt hierbij is dat overschrijdingen van de lasten op de totalen per programma en de algemene dekkingsmiddelen dienen te worden toegelicht. In het controleprotocol 2019 van de auditcommissie wordt naar de Kadernota rechtmatigheid 2018 van de Commissie BBV verwezen. Hierin zijn de volgende zeven “soorten” begrotingsafwijkingen benoemd:

1. Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in, geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, -verordening) was gedefinieerd (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel);
2. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de onafhankelijk accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend of dit niet gemeld in de prognose einde jaar en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel);
3. Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet (onrechtmatig, telt niet mee voor het oordeel);
4. Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding (onrechtmatig, telt niet mee voor het oordeel);
5. Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel);
6. Kostenoverschrijdingen inzake activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheid gevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente er voor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar.
   - geconstateerd tijdens het verantwoordingsjaar (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel)
   - geconstateerd na het verantwoordingsjaar (onrechtmatig, telt niet mee voor het oordeel);
7. Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren.
   - jaar van investeren (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel)
   - afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren (onrechtmatig, telt niet mee voor het oordeel).

Daarnaast heeft uw raad aanvullend vastgesteld dat de volgende begrotingsoverschrijdingen niet moeten meewegen bij het oordeel van de onafhankelijk accountant:
a. overschrijdingen die het gevolg zijn van toegerekende ambtelijke salariskosten;
b. overschrijdingen die zich voordoen op het taakveld “Overhead” voor zover betrekking hebbende op toegerekende overhead aan projecten, het gaat hier dan bijvoorbeeld om minder uitvoerkosten aan projecten. Dit levert een nadeel op in de exploitatie omdat minder overheadkosten aan een project kunnen worden toegerekend;
c. kredietoverschrijdingen lager dan 10% van het totale krediet met een gelimiteerd bedrag van € 200.000;
d. overschrijdingen die onderdeel zijn van de prognoses zoals vermeld in de voortgangsrapportage (VoRap) en de financiële rapportage (FinRap). Conform Financiële Vordening Gemeente Venlo 2016 artikel 3 lid 2 informeert het college de raad via de VoRap en de FinRap als ze verwacht dat de lasten op programmaniveau aan het eind van het jaar de geautoriseerde lasten mogelijk overschrijden als gevolg van kostenoverschrijdingen die passen binnen bestaand beleid. Deze prognose hoeft niet te worden vertaald in een begrotingswijziging.
Voor de aanvullingen is uitgangspunt dat de overschrijdingen worden beschouwd als passend binnen het bestaand beleid, echter wel onder de voorwaarde dat ze goed herkenbaar zijn opgenomen in de analyses behorende bij de jaarrekening en van een goede en volledige toelichting worden voorzien.

Navolgend worden de in bovenstaande tabel gepresenteerde overschrijdingen (programma 3 en Algemene middelen), per programma, nader toegelicht.

Kostenoverschrijdingen van programma 3

In onderstaande tabel worden de grootste kostenoverschrijdingen in beeld gebracht met daarbij de soort overschrijding. In deze analyse wordt onderscheid gemaakt tussen onrechtmatigheden die wél, c.q. niet meetellen voor de strekking van de controleverklaring. In totaliteit overtreffen de overschrijdingen het totale programmasaldo, daarom is onderaan in de tabel de totale onderschrijding op producten in programma 3 benoemd.

Toelichting
De overschrijding binnen programma 3 wordt voornamelijk veroorzaakt door een overschrijding op de uitgaven betreffende werken in de openbare ruimte. We constateren dat op dit product de uitgaven niet zijn begroot, maar wel worden gerealiseerd en vervolgens worden door gefactureerd naar de opdrachtgever. Feitelijk een onrechtmatigheid maar omdat er direct te relateren inkomsten tegenover de kosten staan telt deze overschrijding niet mee in het oordeel van de accountant.

Kostenoverschrijdingen binnen de Algemene Middelen
In onderstaande tabel worden de grootste kostenoverschrijdingen in beeld gebracht met daarbij de soort overschrijding. In deze analyse wordt onderscheid gemaakt tussen onrechtmatigheden die wél, c.q. niet meetellen voor de strekking van de controleverklaring. In totaliteit overtreffen de overschrijdingen het totale programmasaldo, daarom is onderaan in de tabel de totale onderschrijding op producten binnen de Algemene Middelen benoemd.

Toelichting

Het grootste deel van de overschrijding op de lasten binnen de Algemene Middelen is te verklaren door een overschrijding op 'financiering'. Deze overschrijding wordt voornamelijk veroorzaakt door de, conform bestendige gedragslijn, aangeschafte participaties in het APPA-fonds. Omdat er, volgens diezelfde gedragslijn, ook participaties zijn verkocht staan er tegenover deze overschrijding direct te relateren opbrengsten. Per saldo onrechtmatig, maar in dit geval wordt deze onrechtmatigheid niet meegenomen in het oordeel van de accountant.
Voorts wordt een deel van de overschrijding veroorzaakt door een overschrijding op de overheadkosten. Conform vastgesteld protocol dienen deze overschrijdingen niet meegenomen te worden in het oordeel van de accountant. Daarnaast staan er direct gerelateerde inkomsten tegenover de overschrijding.
De kostenoverschrijding binnen de overige algemene dekkingsmiddelen wordt veroorzaakt door hogere uitgaven binnen de personeelskostenbegroting. Conform vastgesteld protocol dienen deze overschrijdingen niet meegenomen te worden in het oordeel van de accountant.